- منظور از سامانه همان سامانه اوراق فعلی (www.ssar.ir) است که بخش های مربوط به تنظیم و ثبت سند به آن اضافه شده است. بنابراین استفاده از VPN اجباری است.
- دفاتر با آغاز به کار این سامانه حذف نخواهند شد. ثبت دفتر همچنان به قوت خود باقی است. ولی در آینده ای نزدیک حذف خواهد شد.
- ثبت سند در سامانه از ابتدای شهریور برای تمام دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور و برای تمام انواع اسناد اجباری است.
- اوراق فعلی مورد استفاده در دفاتر اسناد رسمی حذف می شود. سند تنظیم و ثبت شده را باید در برگ سفید آ4 چاپ کرد. چیزی تحت عنوان شماره اوراق نخواهیم داشت. به جای آن هر سند دارای یک شناسه یکتا خواهد بود.
- امکان ذخیره اسناد به صورت موقت در سامانه وجود دارد. این اسناد با یک شماره پرونده شناسایی می شوند و بعد از ثبت نهایی و تخصیص شناسه یکتا دارای شماره قطعی خواهند بود. شماره قطعی اسناد کمافی السابق سلسله وار ادامه دارد.
- ظاهر اسناد تغییری اساسی پیدا کرده است. برگ سند دارای جدول و کادرهای متفاوتی است که اطلاعاتی در آنها وارد شده است. نمونه ای از آن را در پایین مشاهده می کنید. لذا در خصوص طریقه ثبت آن در دفتر ، قرار شد از سامانه خروجی دیگری مخصوص ثبت دفتر که فقط شامل متن است استخراج شود.
- خود سامانه هزینه ها را محاسبه خواهد کرد. در مورد اسناد اتومبیل اطلاعات قیمت های اتومبیل در سامانه موجود است.
- سامانه به دیتابیس بخشنامه های ممنوع المعامله و مهجورین و اسناد جعلی و سرقت و فقدان و غیره متصل است و به صورت آنلاین اطلاعات را از این نظر بررسی خواهد کرد و در صورت موجود بخشنامه ، اطلاعات آن را نمایش خواهد داد. با این حساب دفاتر از برنامه های شرکتها بی نیاز خواهند شد.
- سامانه به دیتابیس ثبت احوال نیز متصل است و با وارد کردن کد ملی اطلاعات شخص نمایش داده خواهد شد. به زودی امکان نمایش چهره شخص مورد نظر نیز فراهم خواهد شد.
- هر دفتر اسناد رسمی می تواند به تعداد دلخواه در سامانه "کاربر" با سطح دسترسی های متفاوت ایجاد کند که همزمان می توانند از طریق 2 یا چند سیستم وارد سامانه شوند. توجه داشته باشید که Connect کردن VPN از طریق 2 کامپیوتر مشکلی ایجاد نخواهد کرد.
- برخی عملیات های سامانه احتیاج به توکن دارد.
- در سامانه الگوهایی برای انواع مختلف سند در نظر گرفته است. البته دفاتر اسناد رسمی می توانند به سلیقه خود آنها را ویرایش کرده و یا الگویی جدید اضافه کنند. امکان Copy & Paste کردن کلیشه های شما در سامانه وجود دارد.
- امکان تهیه گزارش های مختلفی از سامانه وجود دارد. در صورت نیاز گزارش های دیگری نیز به آن اضافه خواهد شد.
- به زودی این سامانه برای همکاران فعال خواهد شد که تا قبل از شهریور و آغاز بکار آن ، با قسمت های مختلف آن آشنا شوند.
- نمونه سند
فایل های راهنما شامل :
- راهنمای کلی سامانه ثبت الکترونیک اسناد
- راهنمای نکات مشترک در کارکرد با فرم ها در سامانه الکترونیک اسناد
- شیوه نامه صدور سند بیع قطعی غیرمنقول در سامانه ثبت الکترونیک اسناد
- شیوه نامه صدور سند بیع قطعی منقول - سایر اموال در سامانه ثبت الکترونیک اسناد
- شیوه نامه صدور سند قطعی منقول وسایل نقلیه در سامانه ثبت الکترونیک اسناد
- شیوه نامه صدور سند وکالت فروش اموال غیرمنقول در سمانه ثبت الکترونیک اسناد