راهنمای تصویری ثبت و ارسال ثبتی الکترونیکی

راهنمای تصویری ثبت و ارسال ثبتی الکترونیکی در سامانه مدیریت کشوری املاک(برگرفته از ویلاگ 778تهران )

ورود به سایت http://www.sabtamar.ir و مشاهده قسمت " اطلاعات مربوط به سامانه استعلام الکترونیک " و دریافت نام کاربری و کلمه عبور اتصال VPN و نام کاربری و کلمه عبور سردفتر و دفتریار و همچنین دریافت و مطالعه راهنمای نصب و راه اندازی سامانه.

1. راهنمای نصب و راه اندازی اتصال VPN
2. راهنمای نصب و راه اندازی سامانه
3. کد نواحی ثبتی استان تهران در سامانه
4. آیکُن ارتباط با سامانه
5. پلاک های اصلی نواحی ثبتی تهران ، شهرری و شمیران
6. پلاک های انتزاعی شهرستان های استان تهران
7. راهنمای رفع مشکلات در کار با سامانه (بروز رسانی)
8. نحوه پیگیری در صورت تاخیر ارسال نتیجه استعلام
9. اطلاعیه مجزا کردن استعلام های دارای پیغام به قابل ویرایش و غیرقابل ویرایش
10. نحوه پیگیری در صورت مفقود شدن پاسخ فیزیکی
11. پاسخ به پرسش های متداول کاربران
12. Google Chrome Browser , Internet Explorer 9 , Internet Explorer 8
13. SilverLight(موجود در سایت سازمان ثبت) یا SilverLight(آخرین نسخه ارائه شده توسط شرکت Microsoft)
14. VPN1
15. VPN2
16. VPN3
17. VPN4
18. VPN مخصوص ویندوز ویستا(Vista) و ویندوز سون(Seven)
19. لیست مرورگرهای سازگار با SilverLight
20. تذکراتی در ارتباط با استفاده از سامانه
21. راهنمای استفاده از سامانه استعلام الکترونیک
22. بخشنامه حذف ارسال فیزیک استعلام (بخشنامه 1) ، (بخشنامه 2)
23. مواردی که کاربران دفاتر می‏بایست رعایت کنند
24. نحوه پیگیری استعلامات در صورت تاخیر در ارسال نتیجه به مدت 10 روز

برای اطلاعات بیشتر و راهنمای تصویری نصب ، تکمیل و ارسال استعلام الکترونیک در سامانه استعلام مکانیزه ادامه مطلب را مطالعه کنید. لطفاً تا کامل شده تصاویر کمی تأمل کنید.

اگر برخی عکسها نمایش داده نشد ، بر روی آن کلیک راست کرده و گزینه Show Picture را انتخاب کنید.

قبل از هرچیز ، یک برنامه آنتی ویروس قوی نصب کرده و آن را به روز رسانی کنید.

در ابتدا نام کاربری و کلمه عبور اتصال VPN و همچنین نام کاربری و کلمه عبور سردفتر و دفتریار خود را با ورود به سایت http://www.sabtamar.ir مشاهده و یادداشت کنید.

نصب برنامه :

1.   برنامه را SilverLight را از اینجا(موجود در سایت سازمان ثبت) یا SilverLight(آخرین نسخه ارائه شده توسط شرکت Microsoft) دریافت کرده و با دو بار کلیک بر روی آن مطابق شکل های زیر نصب کنید. توجه کنید که بعد از نصب این برنامه آیکُنی به دسکتاپ کامپیوتر شما اضافه نخواهد شد. در همین حد کافی است بدانید که این برنامه یک پیش نیاز برای استفاده از سامانه است.

2.   برنامه اتصال VPN1 را از اینجا دریافت کرده ، دو بار بر روی آن کلیک کنید و اجرا کنید. پوشه (فولدری) به نام PPTP1 ایجاد می شود. وارد پوشه PPTP1 شده و با دو بار کلیک بر روی فایل PPTP این برنامه اتصال را نصب کنید.هنگام نصب ، گزینه All Users و گزینه Add a shortcut on the desktop را انتخاب کنید.

عملیات مربوط به دریافت و نصب برنامه اتصال VPN2 ( وی پی ان ستاد ) و VPN3 و VPN4 دقیقاً مشابه VPN1 می باشد.

استفاده از سامانه:

1.   به اینترنت متصل شوید و یا از ارتباط کامپیوتر خود با اینترنت اطمینان حاصل کنید. (سرعت 256 به بالا پیشنهاد می شود)

2.   زمانی که برنامه VPN1 را نصب کردید ، یک Shortcut (میانبر) به دسکتاپ شما اضافه شده به نام VPN1 ، برای ورود به سامانه بر روی آن کلیک کنید. اگر VPN2 را نصب کرده باشید نام این میانبر VPN SETAD خواهد بود. سایر VPN ها نیز به همین صورت با نام های دیگر مشخص هستند.

3.   کادری باز خواهد شد که باید Username و Password مربوط به اتصال VPN خود را که قبلاً از سایت http://www.sabtamar.ir دریافت کرده بودید را وارد کرده و Connect کنید. می توانید قبل از Connect گزینه Save password را فعال کنید تا برای دفعات بعدی احتیاجی به وارد کردن مجدد Username و Password نداشته باشید.

در صورت قطع بودن می‏توانید برنامه اتصال VPN3 ، VPN2 یا VPN4 را مانند VPN1 نصب کرده و در این مرحله از آن استفاده کنید.

دقت داشته باشید در تنظیمات Properties ، گزینه I am already connected to the Internet انتخاب شده باشد.

بعد از Connect شدن با پیغام زیر مواجه خواهید شد که به مفهوم برقراری ارتباط شماست.

اگر ارتباط بر قرار نشد و با پیغام خطا مواجه شدید ، انتهای این صفحه قسمت رفع اشکالات احتمالی را مطالعه کنید.

4.   بعد از Connect شدن ، آدرس www.cpms.ir را در مرورگر اینترنت خود ( احتمالاً Internet Explorer ) تایپ کرده و یا بر روی آیکُن ارتباط با سامانه که قبلاَ دریافت کردید کلیک کنید و وارد سامانه شوید.

بعد از این مرحله باید صبر کنید که دریافت داده‏ها (لود شدن) کامل شود و سپس وارد سامانه شوید.

اگر دریافت داده ها(لود شدن) متوقف شد با زدن کلید F5 صفحه را Refresh (دوباره بازخوانی) کنید.

هرچند گاهی ممکن است سامانه موقتاً از دسترس خارج باشد که با پیغامی شبیه به تصویر زیر مواجه خواهید شد:

بعد از اینکه دریافت داده ها(لود شدن) با موفقیت به پایان رسید وارد سامانه خواهید شد. اولین بار که قصد دارید وارد سامانه شوید ، با پیغامی از جانب سامانه و برنامه SilverLight مواجه می‏شوید که باید گزینه تایید و سپس Yes را انتخاب کنید. این پیغام در مراجعات بعدی شما به سامانه نمایش داده نخواهد شد.

 5.   بعد از مرحله دریافت داده ها (لود شدن) که باید قبل از هربار ورود به صورت خودکار توسط مرورگر اینترنت شما ( احتمالاً Internet Explorer ) انجام شود ، وارد صفحه ورود به سامانه خواهید شد که باید نام کاربر و کلمه عبور مربوط به سردفتر یا دفتریار که قبلاً از سایت http://www.sabtamar.ir دریافت کرده بودید را وارد کرده و کلید Enter را فشار دهید.

نام کاربری دفتریار صرفاً برای مشاهده پیفام ها ایجاد شده و امکان ارسال برای دفتریار وجود ندارد.

برای تغییر کلمه عبور , قبل از ورود به سامانه ، روی گزینه "تغییر کلمه عبور" کلیک کرده و رمز عبور قدیم و جدید خود را در کادرهای مربوطه وارد کنید. بعد از تغییر رمز یک بار با کلمه عبور جدید وارد سامانه شوید ، اگر مشاهده کردید که سامانه بطور کامل نمایش داده نمی شود و یا نام دفتر اسناد رسمی و شماره آن و یا نام کاربر در بالای صفحه نمایش داده نمی شود ، با انتخاب گزینه خروج از سامانه خارج شده و مجدداً با کلمه عبور جدید وارد آن شوید. با این کار مشکل حل خواهد شد.

بعد از چند لحظه وارد صفحه اصلی سامانه خواهید شد و بعد از پیغام "در حال پردازش،لطفا منتظر بمانید....." در پایین سمت چپ صفحه ، کارتابل شما به صورت کامل نمایش داده خواهد شد.

6.   برای ارسال استعلام روی گزینه استعلام کلیک کنید. صفحه‏ای که باید اطلاعات را وارد کنید باز خواهد شد که شامل مشخصات استعلام ، مشخصات ملک ، مشخصات سند و مشخصات مالک است. همان طور که در تصویر زیر مشاهده می کنید اطلاعاتی که با کادر قرمز رنگ مشخص شده برای ارسال استعلام لازم است.

مسئولیت انجام صحیح این دستورالعمل به عهده سردفتران محترم خواهد بود و هرگونه بی توجهی نزد کاربران در اجرای صحیح آن موجب برخورد قانونی خواهد شد.(بخشنامه 101/91/64547 مورخ 1391/5/18)

 

الف) مشخصات استعلام: شماره استعلام (که تکراری قابل قبول نیست و دفترخانه در یک سال نمی تواند دو استعلام با یک شماره ثبت کند) و تاریخ استعلام که تاریخ روز است و به این استعلام تعلق دارد. قسمت (از) احتیاجی به تکمیل ندارد و خودکار تکمیل شده است و نام و شماره دفتر اسناد رسمی شماست. قسمت (به) اداره ای است که استعلام برای آن اداره ارسال خواهد شد. اگر با وارد کردن نام اداره در این قسمت ، موردی یافت نشد که انتخاب کنید باید در کادر کوچک سمت راست کد آن را وارد کنید. کد نواحی ثبتی استان تهران را از اینجا دریافت کنید. زمان اولین ارسال ، تاریخ ارسال استعلام در کارتابل است. زمان آخرین ارسال ، تاریخ ویرایش ، اصلاح و ارسال مجدد استعلام است. پیرو استعلام برای استعلام های مشروط(مثلاً دارای رهن است یا بخواهید در مدت کمتر از یک ماه برای یک ملک بیش از یک استعلام ارسال کنید). شماره مرجع کارتخوان شماره مرجع رسید مبلغ 8 هزار تومانی است. شماره یکتای استعلام شماره ای تصادفی است که به استعلام شما اختصاص داده شده است. تلفن همراه برای پیامک شماره ، شماره همراه مالک یا شماره همراه شماست که اطلاع از آخرین وضعیت استعلام.

ب) مشخصات ملک: داده ها کاملاً مطابق سند مالکیت باشد. اولین قدم انتخاب محل وقوع ملک است که باید با وارد کردن نام آن شهر در کادر بزرگتر ، آن شهر را از فهرست انتخاب کنید یا اگر کد مربوط به آن شهر را می دانید در کادر کوچکتر (سمت راست) وارد کنید. در بخش ثبتی با توجه به اداره ای که در قسمت قبل مشخص کردید انتخاب محدودی دارید که با توجه به سند مالکیت بخش را وارد کنید. ناحیه را از روی فایل "پلاک های اصلی نواحی ثبتی تهران ، شهرری و شمیران" می توانید با توجه به واحد ثبتی ، بخش و پلاک ثبتی پیدا کنید. در خصوص اسناد تک برگی ، کدپستی ملک را مطابق سند وارد کنید حتی اگر 1111111111 نوشته شده بود! و در خصوص اسناد دفترچه ای کدپستی ملک را از روی قبوض خدماتی تلفن ، برق ، گاز یا پایان کار وارد کنید و یا اصلاً آن را خالی بگذارید چون شخصاً از روی پایان کار ، کدپستی ملک را وارد کرده بودم که از طرف اداره ثبت پیغامی در کارتابل دریافت کردم مبنی بر اینکه کدپستی را اصلاح کنید!!! هر ملک منحصراً یک کدپستی دارد ، از وارد کردن کدپستی متفاوت خصوصاً در استعلام های مشاعی خودداری گردد.

اگر کدپستی را 10 رقمی وارد نکرده باشید با پیغام زیر مواجه خواهید شد:

در قسمت مساحت برای عدد اعشاری به جای ممیز (/) از نقطه (.) استفاده کنید. پلاک فرعی و اصلی را نیز وارد کنید. دلیل اینکه پلاک فرعی با کادر قرمز مشخص نشده این است که ممکن است برخی اسناد فقط دارای پلاک اصلی می باشد و مفهوم آن این نیست که احتیاجی به وارد کردن پلاک فرعی نیست! برای استعلام پلاک های تجمیعی از "،" (علامت کاما) برای جداسازی دو پلاک فرعی استفاده کنید. پلاک های فرعی و اصلی که در سند مالکیت به صورت (1115/119/150) قید شده کاربر دفترخانه می بایست در داده آمایی با ویرگول داده آمایی نماید مانند (1115،119،150) یعنی از چپ به راست خوانده شده و وارد شود.

ج) مشخصات سند: شماره ثبت ملک را وارد کنید. برای شماره چاپی سند لازم نیست شماره سریال و یا سال آن را وارد کنید. فقط شماره چاپی (اعداد) را وارد کنید. اگر اعشاری بود از نقطه(.) به جای ممیز(/) استفاده کنید. شماره سریال اسناد مالکیت فقط ارقام داده آمایی شود و از قید هرگونه حروف یا اعداد اضافه خودداری شود. سری دفتر را از روی فایل "پلاک های اصلی نواحی ثبتی تهران ، شهرری و شمیران" می توانید با توجه به واحد ثبتی ، بخش و پلاک ثبتی پیدا کنید. از آنجا که نوع دفتر ضروری نیست می توانید آن را تغییر ندهید. شماره صفحه و شماره دفتر را نیز وارد کنید. در خصوص ورود اطلاعات شماره دفاتر املاک که دارای ممیز می باشد (به استثنای دفاتر واحد ثبتی شمیران) به جای ممیز از حروف لاتین F استفاده گردد. به طور مثال دفتر 3/112 به صورت 3F112 در سامانه ورود اطلاعات گردد. اگر سند المثنی است ، گزینه مربوطه را تیک بزنید. همچنین اگر سند دفترچه ای است گزینه مربوطه را تیک بزنید. فیلد متن رهن اجباری است. در صورتی که سند مالکیت رهن ندارد کلمه "ندارد" را در آن وارد نمائید.

سپس در قسمت شماره خلاصه معامله قطعی (شماره آخرین سند قطعی مندرج در سند) ، تاریخ خلاصه معامله(تاریخ آخرین سند قطعی مندرج در سند) و دفترخانه تنظیم کننده سند را تکمیل کنید که در مورد اسناد دفترچه ای است.

به فکر حفظ کردن ناحیه ها و سری دفاتر نباشید ، چون فقط با درنظر گرفتن پلاکهای اصلی ، بخش ثبتی و واحد ثبتی ؛ 60256 حالت وجود دارد! برای اطلاعات بیشتر راجع به ناحیه ها و سری دفاتر پلاک های اصلی نواحی ثبتی تهران ، شهرری و شمیران(فایل ویرایش شده) اینجا کلیک کنید.

د) مشخصات مالک: برای وارد کردن مشخصات مالک , روی کادر خالی پایین کلیک راست کرده و گزینه افزودن را انتخاب کنید.

با این کار صفحه مربوط به مالک که دارای 2 وضعیت حقیقی یا حقوقی است نمایش داده خواهد شد.

کادرها را تکمیل کنید. هرچند برخی کادرها با رنگ قرمز مشخص نشده اما باید آنها را نیز تکمیل کنید چون اداره ثبت به استعلام شما پاسخ نخواهد داد! مشخصات مالک مطابق سند مالکیت داده شود و از قید هرگونه کلمه اضافه مانند (آقای ، خانم ، بانو ، مرحومه ، مرحوم و ...) خودداری شود. در کادر محل تولد یا محل صدور اولین یا شهر (حقوقی) باید نام شهر را در کادر بزرگتر وارد کرده و آن شهر را از فهرست انتخاب کنید یا اگر کد مربوط به آن شهر را می دانید در کادر کوچکتر (سمت راست) وارد کنید. در قسمت سری شناسنامه فقط کلمه را وارد کنید و نیازی به عدد نیست. به عنوان مثال الف به جای الف/89. جز سهم و کل سهم برای اعلام میزان مالکیت مالک است. در این فیلدها از کلمات "سهم" و "دانگ" استفاده نکنید. فقط عدد بنویسید. در مالکیت مشاعی دقت شود کل همیشه 6 می باشد. کدپستی مالک حتماً مطابق کارت ملی قید شود و در اسناد مالکیت کاداستری(تک برگی) در ظهر سند مالکیت کدپستی مالک قید شده است. اگر انتقال اجرائی است گزینه مربوطه را تیک بزنید که در این صورت فقط نام و نام خانوادگی اجباری خواهد بود.

از گزینه کنترل با اطلاعات ثبت احوال یا کنترل اطلاعات شخص حقوقی برای اطمینان اطلاعات وارد شده استفاده کنید که در اینصورت با پیغام زیر مواجه خواهید شد:

اگر با اطلاعات موجود در ثبت احوال هم مطابقت نداشت ، تکلیفی بر عهده دفتر اسناد رسمی نیست و عملیات را ادامه دهید.

در نهایت بعد از وارد کردن مشخصات مالک ، گزینه ثبت را انتخاب کنید.

بعد از پردازش عملیات ثبت ، به محیط اصلی استعلام بازخواهید گشت.

توجه داشته باشید که فقط امکان وارد کردن نام یک مالک را دارید. اگر بیش از یک مالک وارد کرده باشید بعداً هنگام ثبت با پیغام " استعلام نمی تواند برای بیش از یک مالک ثبت شود " مواجه خواهید شد.

اداره کل ثبت استان تهران مقرر داشته بود در مواردی که یک اسناد مالکیت ششدانگ ملکی به دو نفر یا بیشتر منتقل گردیده و مالکین نسبت به دریافت سند مالکیت جداگانه اقدام ننموده اند ، قبل از اقدام به صدور استعلام در دفاتر اسناد رسمی ، مالکین برای دریافت سند مالکیت تک برگی بنام هریک از مالکین به اداره ثبت مربوطه هدایت شوند. اما با توجه حجم کاری ادارات ثبت و طولانی بودن فرایند صدور سند مالکیت تک برگی ، درجلسه مورخ 5/4/1391 کارگروه استعلام الکترونیک که در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تشکیل گردیده بود ، راهکار زیر اعلام شد تا : دفاتر اسنادرسمی استان تهران ، برای تسریع در کار این گونه مراجعین ، برای هریک از مالکین ، مبلغ 80000 ریال هزینه استعلام ، واریز و سپس برای هر مالک با توجه به واریزی انجام شده ، علاوه بر استعلام کاغذی ، یک استعلام الکترونیک ( با شماره اندیکاتور مجزا ) به میزان سهم هریک از مالکین به اداره ثبت مربوطه ارسال نمایند. بدیهی است بلافاصله پس از امضاء اسناد نقل و انتقال پلاک ثبتی ، سند مالکیت جهت ابطال و صدور سند مالکیت تک برگ به نام خریدار و یا خریداران به اداره ثبت منطقه مربوطه ارسال خواهد گردید.

استعلام "املاک جاری" و " به استثنای ثمن اعیانی " فعلاً به صورت دستی انجام می گیرد.

7.   بعد از وارد کردن کلیه اطلاعات , ثبت را بزنید که ابتدا با پیغام "پردازش-لطفاً منتظر بمانید" و سپس با پیغام " ثبت استعلام با موفقیت انجام شد " مواجه خواهید شد.

اما اگر شماره استعلام وارد شده تکراری باشد با پیغام زیر مواجه خواهید شد و باید شماره استعلام را غیرتکراری وارد کنید.

یا اگر قبلاً با همین شماره و مشخصات استعلامی دیگری ثبت کرده باشید با پیغام زیر مواجه خواهید شد:

مفهوم آن این است که شما استعلامی با همین مشخصات سند و مالک ثبت کرده اید که هنوز به نتیجه نرسیده است یعنی هنوز اداره ثبت روی آن اقدامی انجام نداده یا نسبت به پیغام و درخواست اداره ثبت مبنی بر ویرایش و اصلاح و ثبت و ارسال مجدد استعلام قدیمی اقدام نکرده اید. در این موارد باید استعلام قدیمی را با گزینه "نمایش" ویرایش و اصلاح و ثبت و ارسال مجدد کنید.

دقت کنید دفتر اسناد رسمی نمی تواند استعلامی با مشخصات استعلامی که پاسخ آن را دریافت کرده و 35 روز هم از تاریخ پاسخ آن نگذشته است ، ارسال کند.

یا اگر در عملیات ثبت خطای دیگری رخ دهد با پیغام زیر مواجه خواهید شد:

تا به اینجا استعلام را ثبت کرده اید اما هنوز ارسال نکرده اید. برای ارسال روی ارسال کلیک کنید. با این کار ابتدا با پیغام "پردازش-لطفاً منتظر بمانید" و سپس با پیغام " استعلام ارسال شد " مواجه خواهید شد که به منزله ارسال استعلام شما به اداره ثبت می باشد.

اکنون صفحه استعلام را با ضربدر(x) ببندید و وارد کارتابل شوید. مشاهده می کنید که استعلامی که چند لحظه پیش ارسال کردید به کارتابل اضافه شده است. استعلامی که ارسال کردید را با موس انتخاب کنید و روی آن کلیک راست و سپس گزینه نمایش را انتخاب کنید.

در انتهای صفحه گزینه گزارش فعال شده است. روی گزینه گزارش کلیک کنید. دقت کنید نام مالک بر روی گزارش درج شده باشد. اگر درج نشده ، صفحه استعلام را ببندید و وارد کارتابل شوید. روی استعلام ارسالی (که به فهرست کارتابل شما اضافه شده) کلیک راست و سپس نمایش را بزنید. اکنون گزینه گزارش را انتخاب کنید. مشاهده خواهید کرد که نام مالک در آن درج شده است.

اکنون گزارش را چاپ کنید.

واحدهای ثبتی به محض دریافت الکترونیکی استعلام وضعیت ثبتی توسط دفاتر اسناد رسمی از طریق شبکه نسبت به ارسال پاسخ الکترونیکی به دفتر مربوط اقدام و برگه پاسخ را نیز صادر و از طریق پست به دفترخانه ارسال نمایند. دفاتر اسناد رسمی موظفند هم زمان با ارسال استعلام الکترونیکی برای واحد ثبتی ، برگه استعلام را در دفترخانه نگهداری تا پس از وصول برگه پاسخ واحد ثبتی از طریق پست آن را ضمیمه و اقدامات بعدی را مطابق مقررات معمول دارند(بخشنامه 91/95316 مورخ 1391/5/18)

بعد از چاپ گزارش می توانید صفحات گزارش و بعد از آن استعلام را با ضربدر (x) ببندید.

اگر در همین لحظه ارسال و چاپ گزارش ، کامپیوتر شما به پرینتر وصل نیست می توانید بعداً از کامپیوتری که به پرینتر وصل شده است ، وارد سامانه شده و گزارش را چاپ کنید.

بعضی از همکاران قصد دارند عملیات ثبت و ارسال استعلام را در منزل (یا کامپیوتری که در همان لحظه به پرینتر وصل نیست) انجام دهند. اگر چنین است به روش زیر عمل کنید:

برنامه Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack را از اینجا (بسته به ویندوز خود) دریافت و نصب کنید. با نصب این برنامه در واقع یک پرینتر مجازی به قسمت Printers and Faxes شما اضافه می شود به نام Microsoft XPS Document Writer. اکنون هنگام چاپ گزارش این پرینتر را انتخاب کنید.

به محض انتخاب و تایید(OK) ، پنجره ای برای انتخاب نام و محل ذخیره سازی این فایل باز خواهد شد که باید مسیر ذخیره سازی و نامی برای این فایل انتخاب کنید. از طریق حافظه Flash این فایل را به کامپیوتری که به پرینتر وصل شده و برنامه Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack  نیز در آن نصب است منتقل کرده و روی آن 2 بار کلیک کنید. این فایل در محیط برنامه Internet Explorer (اگر برنامه دیگری مخصوص خواندن این فایل نداشته باشید) باز خواهد شد که با انتخاب گزینه Print می توانید گزارش را چاپ کنید.

روش دیگر نیز ذخیره سازی با پسوند PDF است که روشی مشابه به روش بالا دارد. برای اینکار احتیاج به برنامه Adobe Acrobat یا سایر برنامه هایی دارید که پرینتر مجازی بصورت PDF برای شما در قسمت Printers and Faxes خواهند ساخت.

شما استعلام را ارسال کردید و می توانید در کارتابل (صفحه اصلی) گزارشی از استعلام های ارسالی یا پاسخ های دریافتی را مشاهده کنید که 7 وضعیت برای آنها وجود دارد:

الف) ثبت شده (ولی ارسال نشده)

ب) ارسال شده (ثبت شده و ارسال شده)

ج) جواب داده شده (جواب داده شده ولی جواب خوانده نشده)

د) دارای پیغام (غیرقابل ویرایش)(زمانی این نوع پیغام را دریافت می کنید که اداره از شما درخواست ارسال مستندات دارد)

ه) بایگانی شده (در فهرست اصلی و پیشفرض نمایش داده نمی شوند که کارتابل خلوت شود)

و) ویرایش و ارسال شده (اصلاحات در استعلام انجام شده و مجدداً ارسال شده)

ز) دارای پیغام (قابل ویرایش)(زمانی این نوع پیغام را دریافت می کنید که در ارسال استعلام داده ای را اشتباه وارد کرده اید و می توانید آن را اصلاح و مجدداً ثبت و ارسال کنید)

اگر پاسخی دریافت کرده باشید می توانید با کلیک راست بر روی پاسخ گزینه "نمایش" را بزنید و به صفحه " فایل های پیوست و جواب استعلام " رفته و پاسخ اداره ثبت را مشاهده کنید.

ممکن است پیغامی دریافت کرده باشید . با اینکه پیغام های شما فقط در کادر بالا نوشته می شود اما 2 حالت قابل ویرایش(اصلاحی) و غیرقابل ویرایش(ارسال مستندات) برای آن متصور است.

 که در این قسمت اگر استعلام احتیاج به ویرایش و ثبت و ارسال مجدد داشت ، تا 30 روز از زمان اولین ارسال فرصت خواهید داشت که همان استعلام را اصلاح و دوباره ثبت و ارسال کنید. بدیهی است در این صورت استعلام قابلیت ویرایش خواهد داشت.

گاهی هم ممکن است درخواست اداره ثبت ارسال مستندات باشد که غیرقابل ویرایش است(مانند تصویر زیر)

اگر پاسخ استعلام دریافت کرده بودید ، بعد از چاپ پاسخ استعلام می توانید آن را به بایگانی منتقل کنید تا آن استعلام در صفحه اصلی کارتابل نمایش داده نشود و کارتابل خلوت تر شود. برای این کار گزینه "بایگانی" را انتخاب کنید که در این صورت با پیغام زیر مواجه خواهید شد:

هرچند گاهی ممکن است هنگام این عملیات ، خطایی رخ دهد که با پیغام زیر مواجه خواهید شد و باید مجدداً سعی کنید

اگر به هر دلیلی مجبور شدید استعلام را ویرایش و اصلاح کنید پس از یافتن استعلام ایرادی در بازه زمانی مشخص که با استفاده از قسمت "از تاریخ" و "تا تاریخ" مشخص می شود ، استعلام مورد نظر را یافته و روی آن کلیک راست کرده و گزینه "نمایش" را انتخاب کنید. فیلدی که درخواست اصلاح شده فقط همان فیلد (آیتم) مطابق سند مالکیت اصلاح و استعلام اصلاحی ثبت و ارسال گردد. البته برای ویرایش و ارسال مجدد فقط 30 روز از زمان اولین ارسال فرصت دارید.

در برخی موارد اداره ثبت در انتخاب نوع پیغام برای شما اشتباه می کند و با اینکه در متن ارسالی به اشتباهی اشاره شده است ، نمی توانید آن را اصلاح کنید!

در واقع اداره ثبت به اشتباه حالت ارسال مستندات را برای پیغام شما درنظر گرفته ، لذا شما نمی توانید آن را اصلاخ کنید. در این مواقع با اداره ثبت مربوطه تماس بگیرید و درخواست کنید پیغام شما را از حالت غیرقابل ویرایش(درخواست مستندات) به حالت قابل ویرایش(اصلاحی) تبدیل کنند تا شما امکان ویرایش و ثبت و ارسال مجدد را داشته باشید.

اگر هم به هر دلیلی مجبور شدید استعلام را مجدداً ارسال کنید روی استعلام ارسالی مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه "جدید با کپی" را انتخاب کنید. با اینکار تمام اطلاعات استعلام قبلی به جز شماره استعلام (که باید شماره جدید بدهید) نمایش داده خواهد شد. سپس ثبت و ارسال کنید.

چنانچه برای تکمیل ایادی به جهت عدم ثبت خلاصه معامله ، فسخ نامه و ... مدارک و مستنداتی از طریق ثبت اسناد محل درخواست شود ، خلاصه معامله و یا فتوکپی برابر اصل شده آن تا 3 روز جهت تکمیل ایادی یا ثبت فسخ نامه به اداره ثبت محل به صورت مکتوب و فیزیکی ارسال گردد. در صورت عدم رعایت زمان مذکور استعلام بعد از 3 روز از فایل مناطق ثبتی به طور کلی حذف می شود و در این صورت لازم است مجدداً استعلام شود.

فایل رد مربوط به استعلاماتی می باشد که امکان پاسخگویی به هر دلیل مانند انتزاع آن پلاک از واحد ثبتی و عدم وجود سابقه ثبت در حوزه ثبتی ادارات ثبت مربوطه می باشد ( توضیحاً وقوع جعل نسبت به استعلام محتمل می باشد)

در صورت اعلام نقص از طرف واحد ثبتی حداکثر ظرف مدت 24 ساعت نسبت به رفع نقص اقدام گردد در غیر اینصورت استعلام پس از 3 روز کاری حذف خواهد شد.

اگر در بازه زمانی که مشخص می کنید موردی یافت نشود با پیغام زیر مواجه خواهید شد

در صورت دریافت فیزیک پاسخ استعلام ، دفترخانه مجاز به انجام معامله بوده و نیاز نیست تا دریافت پاسخ الکترونیکی منتظر بماند. [واحدهای ثبتی به محض دریافت الکترونیکی استعلام وضعیت ثبتی توسط دفاتر اسناد رسمی از طریق شبکه نسبت به ارسال پاسخ الکترونیکی به دفتر مربوط اقدام و برگه پاسخ را نیز صادر و از طریق پست به دفترخانه ارسال نمایند. دفاتر اسناد رسمی موظفند هم زمان با ارسال استعلام الکترونیکی برای واحد ثبتی ، برگه استعلام را در دفترخانه نگهداری تا پس از وصول برگه پاسخ واحد ثبتی از طریق پست آن را ضمیمه و اقدامات بعدی را مطابق مقررات معمول دارند]

اما تا آنجا که من از همکاران تحقیق کردم دفاتر به استناد پاسخ الکترونیکی مجاز به تنظیم سند نیستند تا زمانی که پاسخ فیزیکی با پست (در تهران) ارسال شود.

یک مورد برای ما پیش آمد که پاسخ الکترونیکی از ثبت غرب دریافت شد ولی پاسخ فیزیکی آن به دستمان نرسید. وقتی پیگیری کردیم گفتند به باید به ثبت جنوب غرب ارسال می کردید. همین کار را کردیم و پاسخ الکترونیکی و فیزیکی آن را دریافت کردیم. یعنی 2 پاسخ از 2 اداره مختلف برای 1 پلاک ثبتی !!! اما شماره و تاریخ پاسخ الکترونیکی ثبت جنوب غرب با شماره و تاریخ پاسخ فیزیکی آن مغایر بود و این خود دلیلی بر این است که به استناد پاسخ الکترونیکی سند تنظیم نشود.

8.   برای خروج از سامانه روی گزینه خروج که بالای صفحه سمت چپ قرار دارد کلیک کنید.

9.   بعد از خروج از سامانه ، مرورگر اینترنت خود را ببندید و با کلیک راست بر روی اتصال VPN1 که گوشه پایین سمت راست (کنار ساعت ویندوز) قرار دارد ، گزینه Disconnect را انتخاب کنید. در غیر اینصورت امکان مشاهده سایر سایت ها را نخواهید داشت.

چنانچه پاسخ استعلام الکترونیک از تاریخ ارسال دفترخانه ، حداکثر 10 روز کاری به دفترخانه استعلام کننده واصل نگردد ، مراتب را با قید شماره و تاریخ استعلام ، دفترخانه استعلام کننده ، شماره پلاک ثبتی (فرعی و اصلی) ، بخش و اداره ثبت مربوطه و همچنین شماره تماس خود را جهت پیگیری از طریق آدرس ایمیل به نشانی([e-mail]) و یا ارسال پیامک به شماره 30007654321720 اعلام تا بررسی و اقدام لازم معمول گردد.

ارسال استعلام برای یک ملک در کمتر از یک ماه :

گاهی قصد دارید برای یک ملک بیش از یک استعلام در مدت کمتر از یک ماه ارسال کنید. مثلاً مالکی قصد دارد در 2 سند جداگانه ، به ترتیب 3 دانگ را به شخص الف و 3 دانگ را چند روز بعد به شخص ب منتقل کند. در این صورت به استناد یک پاسخ استعلام هنگام ارسال خلاصه معامله دچار مشکل خواهید شد.

راه حل آن است که بعد از ثبت و ارسال خلاصه معامله اول ، مجدداً از همان ملک استعلام بگیرید ولی با انتخاب گزینه پیرو . در قسمت پیرو مشخصات استعلام قبلی خود را بنویسید. با این کار سامانه قادر به پذیرش استعلام جدید از یک ملک در مدت کمتر از یک ماه خواهد شد و به تبع آن می توانید سند دوم را ثبت و خلاصه آن را ارسال کنید ( با تشکر از همکار عزیزم جناب آقای مهدی نیک زاد از دفتر اسناد رسمی 2 شهرضا که در این زمینه بنده را راهنمایی کردند )

پیشنهاد می شود پیش نویسی برای استعلام الکترونیک درست کنید و قبل از ورود به سامانه آن را تکمیل کنید. سپس بعد از ورود به سامانه از روی پیش نویسی که کامل کرده اید اطلاعات را وارد کنید. با این کار به دلیل سرعت عمل بالاتر ، ترافیک سامانه به حداقل خواهد رسید. نمونه پیش نویسی که من تهیه کرده ام را می توانید از اینجا دریافت کرده و از آن استفاده کنید و یا مشابه آن را به سلیقه خود درست کنید.

رفع اشکالات احتمالی:

اگر اولین بار نیست که وارد سامانه می شوید ممکن است در بدو ورود به سامانه عملیات دریافت داده ها (لود شدن) قبل از ورود به سامانه انجام نگیرد! و ناگهان وارد صفحه ورود به سامانه شوید و فکر کنید که به دلیل سرعت بالای اینترنت شماست !!! اما توجه داشته باشید که این دریافت داده ها (لود شدن) قبل از هربار ورود به سامانه به صورت خودکار توسط مرورگر اینترنت شما ( احتمالاً Internet Explorer ) باید انجام شود. در غیر اینصورت ممکن است در ورود به سامانه یا پس از ورود به سامانه در پردازش های ثبت و ارسال استعلام و یا سایر عملیات ها با مشکل مواجه شوید. 

برای اینکه به این مشکلات برنخورید تنظیمات زیر را در ویندوز خود اعمال کنید:

در قسمت START ویندوز ، به Control Panel رفته و سپس Internet Option  را انتخاب کنید. پنجره Internet Properties باز خواهد شد.

در پنجره Advanced روی گزینه های Restore advanced setting و Reset کلیک کنید تا تنظیمات به حالت اولیه باز گردد.

سپس به پنجره General بازگشته و در قسمت Browsing history ، گزینه Delete browsing history on exit را تیک بزنید.

همچنین در همین قسمت با انتخاب Setting وارد صفحه Temporary Internet Files and History Setting شده و گزینه Every time I visit the webpage را انتخاب کنید.

هر چند وقت یکبار (مثلاً هفته ای یکبار) یا زمانی که با پیغام زیر مواجه شدید ، هم در قسمت Browsing history ، گزینه Delete را بزنید و وارد پنجره زیر شده و همه گزینه ها را انتخاب کرده و مجدداً گزینه Delete را انتخاب کنید.

دانلود فیلم آموزشی

علاوه بر این در قسمت START ویندوز ، به All Programs رفته و در شاخه Microsoft Silverlight ، گزینه Microsoft Silverlight را انتخاب کنید. با اینکار پنجره Microsoft Silverlight Configuration که مخصوص تنظیمات و پیکربندی این برنامه است باز خواهد شد.

به پنجره Application Storage رفته و با استفاده از گزینه Delete all تمام موارد موجود در لیست را پاک کنید.

دانلود فیلم آموزشی

شاید مجبور باشید برنامه Silverlight را مجدداً نصب کنید. برای نصب مجدد برنامه Silverlight ابتدا می‏بایست نرم افزار فعلی را حذف نمائید. برای حذف کامل نرم افزار Silverlight می بایست از طریق START ویندوز و سپس Control Panel ، آیکُن Add or Remove Programs را انتخاب نموده و در لیست نرم افزارهای نصب شده گزینه Microsoft Silverlight را بیابید. سپس با انتخاب آن و کلیک بر روی Remove نرم افزار Silverlight به طور کامل از روی سیستم حذف می گردد.پس از حذف کامل این نرم افزار از طریق ذکر شده می توانید نسبت به نصب مجدد آن اقدام نمائید.

برخی موارد اتصال VPN برقرار نمی‏شود و کاربر پیغام 617 یا 618 یا 619 را دریافت خواهد کرد. در اکثر موارد این پیغام به دلیل آن است که برنامه آنتی ویروس و یا فایروال پورت مربوطه را به دلایل امنیتی مسدود کرده است. برای رفع این مشکل تنظیمات مربوط به آنتی ویروس و فایروال خود را بررسی کنید و در صورت لزوم آنها را تنظیم مجدد و یا موقتاً غیرفعال کنید. اگر فایروال اجازه غیرفعال سازی خود را نمی‏دهد می‏توانید با دستور Services.Msc یا مسیر Control Panel/Administrative Tools/Serviced و پیدا کردن سرویس مورد نظر (Windows Firewall) آن را از حالت فعال (Automatic) به حالت غیرفعال (Disabled) تغییر دهید و سیستم را دوباره راه اندازی کنید.

گاهی نیز حذف و دوباه نصب کردن VPN ها ، ممکن است این مشکل را برطرف کند.

اگر پیغام 691 یا 718 را دریافت کردید ، Username و Password خود را بررسی کنید. به احتمال زیاد آنها را اشتباه وارد کرده اید. هرچند ممکن است به دلیل کیفیت ضعیف خط یا مشکل سرور یا حتی مودم این پیغام نمایش داده شود. در واقع Username و Password شما به سرور ارسال می‏شود اما پاسخی از طرف سرور توسط مودم شما دریافت نمی‏شود.

اگر پیغام 800 را دریافت کردید ، برقراری اتصال اینترنت خود را بررسی کنید. به احتمال زیاد اینترنت شما قطع شده است. هرچند ممکن است مشکل از فایروال باشد. برای اطمینان یک بار اینترنت خود را قطع و وصل کنید.

نحوه تست سرعت سامانه:

1. ارتباط VPN را برقرار نمایید.

2. در آدرس بار اینترنت اکسپلورر آدرس زیر را تایپ و دکمه اینتر را کلیک نمایید.

http://10.1.41.10/test.html

3. در صفحه باز شده در قسمت بالا بر روی "کلیک نمایید" کلیک نموده دکمه save را فشار دهید.

4. فایل مربوطه را ذخیره نمایید.

5. در جریان ذخیره فایل مربوطه گزینه Transfer Rate یا همان سرعت دانلود را کنترل نمایید.

6. چنانچه سرعت دانلود از 10 کمتر بود اطمینان داشته باشید که سرعت اینترنت دفترخانه بسیار پایین می باشد که در این صورت امکان کار با سامانه بسختی خواهد بود ولی چنانچه سرعت مذکور از 10 بیشتر بوده ولی امکان ارسال استعلام یا خلاصه معامله مقدور نبود با واحد انفورماتیک یا کاداستر ثبت استان تماس حاصل فرمائید.

منبع "نحوه تست سرعت سامانه" : اداره کل ثبت اسناد و املاک استان آذربایجان شرقی

به مثال ها و دستورالعمل های زیر توجه کنید:

 

 :