مراحل تنظیم و ثبت اسناد بر اساس شیوه نامه اجرایی دفاتر الکترونیک (اجرایی از 10شهریور 95)

مراحل تنظیم و ثبت  اسناد براساس شیوه نامه اجرایی دفاتر الکترونیک (اجرایی از 10شهریور 95) :

1-    اخذ مدارک و اسناد متعاملین و تشکیل پرونده  در دفترخانه و تنظیم   پیش نویس  سند  ( در زمان تشکیل پرونده سردفتر و کارکنان دفاتر باید از وضعیت جسمانی   مانند شنوایی و غیره و نیز وضعیت سواد متعاملین کسب اطلاع نماید و در صورت لزوم مدارک واطلاعات افراد معتمد ویا مترجم و غیره وصول شود )

2-    دریافت هزینه های تنظیم سند و واریز از طریق دستگاه پوز ( در خصوص اعمال  فیش های کاداستری  دقت نظر شود و اینکه برابر قانون دفاتر اسناد رسمی هزینه ها قبل از ثبت در دفتر باید وصول شود )

3-    تایید و یا امضا  اصحاب سند در پیش نویس که معمولا بهتر است بصورت کتبی و استنادی باشد (ابتدای ماده 3 عبارت پس از تنظیم سند در سامانه) 

4-   اخذ شناسه یکتای سند بعد از امضای پیش سند (ماده 3)

5-    چاپ نسخه پشتیبان سند (این گزینه از دهم شهریور در سیستم  ایجاد می گردد ) (ماده 3)

6- اخذ اثر انگشت اصحاب سند در سامانه در قسمت دفتر  الکترونیکی (ماده 4)و صرفا از طریق سامانه

7-    اخذ امضای فیزیکی اصحاب سند برروی نسخه پشتیبان  (ماده 3)

8-تایید نهایی دفتر سردفتر  که ( معمولا تایید نهایی سند هم می باشد ) توسط سر دفتر با امضای الکترونیک  و توکن سردفتر .(ماده 8)

توجه :سابق بر این عبارت تایید نهایی دفتر را نداشته ایم که این اصطلاح در شیوه نامه ذکر گردیده و عبارت تایید نهایی سند در شیوه نامه درج نشده که منطقا بنظر می رسد تایید نهایی دفترسردفتر توسط سردفتر بوسیله توکن مربوطه متضمن تایید نهایی سند هم باشد .

9-چاپ نسخه نهایی سند به اضافه یک نسخه  جهت  مجلد کردن

10-  امضای فیزیکی سردفتر و دفتریار برروی نسخه پشتیبان  و نسخه نهایی و ممهور نمودن به مهر دفترخانه (ماده 3و ماده 8)

11- ذخیره الکترونیکی  نسخه نهایی بعنوان نسخه نهایی پشتیبان الکترونیک (برداشت از تبصره 3ماده 8)

12-  تایید نهایی دفتر الکترونیک سردفتر  توسط دفتریار با استفاده از توکن دفتریار ( تبصره 1 ماده 8)

در نهایت بعد از صدور یکصد فقره سند سردفتر مکلف به مجلد نمودن  نسخ پشتیبان بضمیمه یک نسخه نهایی سند می باشد .( برابر تبصره 4 ماد 8). بنظر میاد باتوجه به تبصره 4 ماده 8 از عبارت مجلدات استفاده شده است سردفتر باید هم اسناد نهایی را وهم نسخه پشتیبان را جلد نماید .علی ایحاله باید دید در عمل دفاتر یک وحدت رویه را اتخاذ نمایند .

 نکات مهم :

1-   بعد از اخذ شناسه یکتا  امکان بی اثر نمودن سند نیست  و اصلاح اسناد با اقرار اصلاحی صورت می گیرد .

2-      هیچ گونه امضایی بروی اسناد نهایی صورت نگیرد . بعبارتی اسناد صادره از تاریخ ده شهریور به بعد باید فاقد امضا باشد ( اثر انگشت  اصحاب سند در کادر مربوطه اسکن می شود )

3-    نسخه پشتیبان فقط مخصوص بایگانی دفترخانه بوده و بهیچ وجه تحویل غیر نشود ( احتیاطا مهر نسخه پشتیبان تهیه شود ).

4-   برای تایید نهایی اسناد در مرحله دوم نیاز به توکن و امضای دفتریار است (توصیه قبل از صدور وتحویل سند تایید نهایی دفتریار انجام شود )

5-   توصیه میشود از باب احتیاط و بنابر صلاحدید سردفتر  دو نسخه پشتیبان صادر شود .

6-  در زمان اعمال خدمات تبعی ابتدا باید اطلاعات اسناد سابق را وارد کرد تا سامانه تشخیص دهد که بروی چه سندی قصد ایجاد خدمات دارد و  چون در دفتر الکترونیک  هنوز اجرا نشده است باید دید آیا کل اطلاعات سند رو باید وارد کرد و یا جزیی از آن ( تبصره ماده 1)

7-   از ابتدای روز 10 شهریور باید ابتدا اطلاعات خواسته شده  توسط سامانه در خصوص تعداد و اخرین شماره سند را به سیستم داد (ماده 2)

8-  مشخصات نماینده و یا وکیل و غیره در قسمت توضیحات و متون حقوقی ممنوع است (تبصره ماده 7)البته بنظر میاد منظور تعریف مشخصات هویتی در سامانه است وشامل موارد تاکیدی مثل اسناد بانکی و غیره نباشد .

ظاهرا امضای الکترونیکی دفتریار مکمل  کل عملیات صورت گرفته  صدور سند می باشد . که می توان اینگونه برداشت کرد که شیوه نامه با دقت تنظیم نشده است و هم می توان برداشت کرد که امضای دفتریار فرعی و تبعیست و در فرایند صدور سند نیازی به امضای وی نیست و دفتریار از طریق رمز و توکن خود موظف به تایید نهایی است و در صورت عدم تایید نهایی خلاف مقررات عمل کرده است .

اقدامات تکلیفی قبل از اجرای دفاتر الکترونیک  ثبت آنی :

1-      مسدود نمودن ذیل اسناد ناقص در دفتر و بالتبع  در سامانه :

 این اسناد دو گروه هستند اسنادی که به مرحله اخذ شناسه یکتا نرسیده اند که با قید شماره مسلسل سند آنها در سامانه صرفا ذیل دفتر را مسدود شود . شیوه نامه عبارتی برای مسدود نمودن  در این خصوص بکار نبرده و بنظر می اید  متنی که دلالت بر بسته شدن و مسدود بودن در  انتهای سند باشد کافیست . دوم اسنادی که شناسه یکتا گرفته شده است ولی بدلیل عدم امضای احدی از اصحاب سند قابلیت تایید نهایی را ندارد با مشخص کردن فرد ممتنع نسبت به تایید نهایی آن اقدام شود و در دفتر و سند مربوطه توضیح داده شود ( توضیح از ده شهریور این امکان برای  سامانه  نیست چون تایید نهایی قبل چاپ نهایی سند می باشد . سوم اسنادی که بهر دلیل طرفین امضا نکرده اند و یا علی رغم امضا یک طرف فاقد آثار قانونیست که باید اینگونه اسناد را بی اثر کرد .(تبصره 1ماده 2)و سایر اسناد غیر ناقصه تا 10مهرماه95 فرصت تایید نهایی وجود دارد .(تبصره ماده 2)

2-      حفظ ونگهداری دفاتر دست نویس دفترخانه توسط سردفتر ودفتریار وکارکنان دفترخانه  (تبصره 3ماده 2)

پیش بینی ها :

باتوجه به اینکه بارگذاری امورات جدید در سامانه ثبت آنی مقرون به سابقه بوده و سردفتران تجربه اجرای ثبت آنی را در سال 1392 دارند پیش بینی می شود تا چند روز اول  وی پی ان و یا سامانه قطع و وصل شود .

جلال فخار

سردفتر اسناد رسمی 246 شیراز